各学院（部系）：

现将《吉林外国语大学学术会议管理办法（试行）》发布，本办法自颁布之日起实行。

科研处

2024年9月2日

第一条 基本目的 为推动我校“科研高地”建设与学术交流，进一步规范学术会议的管理工作，切实提高学术会议举办效果，根据上级部门相关文件精神，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 意义 广泛开展学术交流有利于提高教师的学术水平和学校的学术地位，有利于及时掌握国内外学术领域的最新动态，有利于促进相关学科的教学与科研发展，增进我校与国内外学术界的联系与合作。学校鼓励各教学和科研单位举办高水平的学术会议、学术报告会和选派教师、科研人员参加学术会议。

第三条 管理部门 学术交流工作的管理部门是科研处，负责对学校举办的学术会议进行审批、管理以及信息统计。

第四条 适用范围 本管理办法的学术会议指以吉林外国语大学及下属各学院、研究院名义在我国境内主办或承办的国内及国际学术会议。国际学术会议指与会外国学者来自 2 个及以上国家和地区（不含港、澳、台地区）或与会外国学者人数占会议正式代表人数 20%及以上的研讨会、论坛或其他学术性会议。

第五条 审批权限 学术会议须一事一报。在校举办国际学术会议，由学院或研究院向科研处、国际合作与交流处（以下简称“国际处”）、党委宣传部报备；在校举办国内学术会议，由学院或研究院向科研处、党委宣传部报备，各学院、研究院不得自行审批。学术会议归口管理单位为科研处，上述职能部门分别履行相应的校内审核职责。

第六条 负责人义务 会议负责人应切实履行主体责任，会议负责人为直接责任人，严格遵守上级部门和学校的相关规定，把握会议整体方向。

第七条 举办准则

1.会议指导思想正确，符合党和国家方针、政策，特别是对涉及国家主权、国家安全、海洋权益、社会安定、意识形态、民族团结、宗教组织、重大革命题材和重大历史题材等方面的内容严格审查把关；对是否有违反宪法法律、危害国家安全、破坏民族团结、宣扬宗教迷信等内容严格审查把关。对有政治问题或疑似问题的学术会议，不予批准。学术会议应有利于促进我国教育、科学事业发展、提高我国国际声望，有利于促进我校学科建设、科学研究、人才培养和国际交流，各学院、研究院、系所应做好动员工作，组织好会议的宣传报道，妥善处理好会议期间各项事务，并做好应急预案。

2.国际学术会议中外参会人员比例应适当，会议负责人对于敏感人士的邀请务必做到慎重考虑，必要时，应提前征求国际处以及校内其它相关部门的意见。

3.一般不邀请国家、省、市领导参加开幕式、闭幕式等活动。

4.原则上不得跨地区、跨系统办会，原则上不在会议期间组织跨省市地区的学术考察活动。

5.会议应优先安排在校内会议室、报告厅等场所；确需安排在上述场所以外的，应当在学校指定的定点酒店、宾馆等会议场所；不得到高档宾馆、会所、度假村和国家明令禁止的风景名胜区等地办会。

第八条 会议规模 根据规模和重要性指标，学术会议规模分为“重大会议”与“一般会议”两类。

1.重大会议：与会人数在 100 人及以上的会议，或邀请副厅局长及以上官员出席的高级别会议，或邀请国内外国家领导人出席的会议。

2.一般会议：与会人数在 100 人以下的会议。

第九条 申报流程

1.填表及审核。

（1）各学院、研究院须在每年年末统筹规划下一年度的学术会议举办计划。每年 12 月份，科研处将组织各学院、研究院提交《吉林外国语大学学术会议计划表》，科研处审批通过并列入年度学术会议管理计划，未经审批的学术会议、以系部或个人名义提交的学术会议，学校一律不予受理。特殊情况，特殊处理。

（2）会议负责人须在会议举办前一个月提交《吉林外国语大学学术会议举办申报表》（电子版、纸质版各一份），由所在学院或研究院单位负责人审核签字，《申报表》提交科研处审批。

2.会议材料准备。

在《申报表》获得同意批复后，会议负责人应在会议正式开始前提交“会议材料文件夹”（仅电子版），内容包括：

（1）名单。会议负责人应设立举办单位，提交筹备机构的人员及职责名单。

（2）方案。学术会议方案包括：会议议题；会议接待策划（含礼宾、财务、宣传、摄影摄像）；会议预算；制订会议日程、议程；提供国内外与会学者名单、简介，及参会论文摘要，国外学者要填写《吉林外国语大学外国人参会审批表》；会议结束后相关工作安排（是否出版论文集、是否有接续性会议或其他工作）。

（3）文稿。与会重要领导的致辞稿及发言者发言稿（word 版）。

（4）手册。学术会议流程手册。

（5）邀请函。加盖公章的会议邀请函。

以上项目格式请会议负责人自理，如缺项请说明原因。

第十条 经费保障

1.学校鼓励“节俭办会、以会养会”。按照国家和学校的有关规定，适当收取会务费或资料费等，会议费及账目表上交学校计划财务处。按会议规模和层次，学校对国际性学术会议资助不超过 10 万元，全国性学术会议资助不超过7万元，省级学术会议资助不超过 5 万元。特殊情况由学校研究确定。

2.学术会议的经费按照学校财务规定支出。

第十一条 会议变更 确实需要变更会议相关信息的，应在会议开始前两星期内填写《吉林外国语大学学术会议变更申报表》，并提交修改后的相关材料。

第十二条 本办法自颁布之日起施行，原办法废止，科研处负责解释。

附：

1.《吉林外国语大学学术会议举办申报表》

2.《吉林外国语大学外国人参会审批表》

3.《吉林外国语大学学术会议变更申报表》